Termin minął, a sprawozdanie finansowe nadal nie zostało złożone do KRS? Takiej sytuacji nie warto odkładać na później. Brak dokumentów może doprowadzić do postępowania przymuszającego, kolejnych grzywien, a w skrajnych przypadkach nawet do postępowania zmierzającego do rozwiązania podmiotu. Sprawdź, jak naprawić niezłożenie sprawozdania finansowego w terminie i jak nie dopuścić do konsekwencji.
Z tego artykułu dowiesz się?
Jakie są terminy sporządzenia i złożenia sprawozdania finansowego?
W tym artykule skupiamy się na podmiotach wpisanych do rejestru przedsiębiorców KRS, które mają obowiązek składania dokumentów finansowych.
Najłatwiej zapamiętać trzy etapy: sporządzenie → zatwierdzenie → złożenie.
Jeżeli rok obrotowy firmy kończy się 31 grudnia, standardowy harmonogram wygląda następująco:
| Etap | Termin |
| Sporządzenie sprawozdania | do 31 marca |
| Zatwierdzenie sprawozdania | do 30 czerwca |
| Złożenie do KRS | w ciągu 15 dni od zatwierdzenia |
Ustawa o rachunkowości wskazuje bowiem, że kierownik jednostki zapewnia sporządzenie rocznego sprawozdania nie później niż w ciągu 3 miesięcy od dnia bilansowego. Na jego zatwierdzenie jest zasadniczo 6 miesięcy od dnia bilansowego.
Następnie dokumenty składa się do właściwego rejestru w terminie 15 dni od zatwierdzenia.
Dlatego często mówi się o „terminie 15 lipca”. Nie jest to jednak uniwersalna data dla każdej firmy. Jeżeli sprawozdanie zostanie zatwierdzone wcześniej albo jednostka ma inny rok obrotowy niż kalendarzowy, termin będzie wyglądał inaczej.
Jakie dokumenty trzeba złożyć do KRS?
Samo sprawozdanie finansowe nie zawsze wystarczy.
Zakres dokumentów zależy od sytuacji jednostki, ale standardowo po zatwierdzeniu rocznego sprawozdania finansowego do KRS przekazuje się przede wszystkim:
- roczne sprawozdanie finansowe,
- uchwałę lub postanowienie o jego zatwierdzeniu,
- uchwałę o podziale zysku albo pokryciu straty,
- sprawozdanie z działalności – jeżeli dana jednostka ma obowiązek je sporządzać,
- sprawozdanie z badania – jeżeli sprawozdanie finansowe podlegało badaniu.
W przypadku typowej spółki z o.o. jest to podstawowy zestaw dokumentów, który warto skompletować i sprawdzić przed wysyłką do KRS.
👉Dowiedz się więcej, Księga przychodów i rozchodów – jak wysłać JPK_PKPIR za 2026 rok?
Co grozi za niezłożenie sprawozdania finansowego w terminie?
Jednodniowe spóźnienie nie oznacza automatycznie milionowej grzywny ani likwidacji spółki. Przepisy przewidują jednak kilka mechanizmów, które mogą być stosowane, jeżeli obowiązek pozostaje niewykonany.
- Sąd może wszcząć postępowanie przymuszające
Jeżeli obowiązkowe dokumenty nie zostały złożone w terminie, sąd rejestrowy może wezwać zobowiązanych do ich złożenia, wyznaczając dodatkowy termin 7 dni.
Jeżeli wezwanie nie zostanie wykonane, sąd może nałożyć grzywnę.
- Grzywny mogą być wysokie i ponawiane
W jednym postanowieniu grzywna może wynosić do 15 000 zł, chyba że dwukrotne jej wymierzenie okazało się nieskuteczne. Ogólna suma grzywien w tej samej sprawie nie może przekroczyć 1 mln zł.
Nie oznacza to, że za każde spóźnione sprawozdanie przedsiębiorca automatycznie otrzyma karę w takiej wysokości. Są to granice przewidziane dla mechanizmu przymuszającego.
Jest tu jednak bardzo ważna informacja dla osoby, która już dostała wezwanie: jeżeli obowiązek zostanie wykonany, grzywny niezapłacone do tego czasu ulegają umorzeniu. Potwierdza to zarówno art. 1052 KPC, jak i praktyka sądów rejestrowych.
Dlatego po otrzymaniu wezwania najgorszą strategią jest dalsze ignorowanie problemu.
- Możliwa jest również odpowiedzialność karna
Niezłożenie sprawozdania finansowego we właściwym rejestrze jest czynem wskazanym w art. 79 ustawy o rachunkowości. Przepis przewiduje grzywnę albo karę ograniczenia wolności.
Trzeba jednak odróżnić tę sytuację od niesporządzenia sprawozdania finansowego.
Jeżeli osoba odpowiedzialna dopuszcza m.in. do niesporządzenia sprawozdania, sporządzenia go niezgodnie z ustawą albo zawarcia w nim nierzetelnych danych, art. 77 ustawy o rachunkowości przewiduje grzywnę albo karę pozbawienia wolności do 2 lat, albo obie te kary łącznie.
To ważne rozróżnienie: niesporządzenie sprawozdania i niezłożenie gotowego sprawozdania do KRS nie są tym samym naruszeniem.
- Długotrwały brak sprawozdań może prowadzić do znacznie poważniejszych konsekwencji
Jeżeli mimo wezwania sądu rejestrowego nie złożono rocznych sprawozdań finansowych za 2 kolejne lata obrotowe, jest to jedna z ustawowych przesłanek wszczęcia z urzędu postępowania o rozwiązanie podmiotu bez przeprowadzania postępowania likwidacyjnego.
A co, jeśli wspólnicy nie zatwierdzili sprawozdania?
To jeden z przypadków, w których przedsiębiorcy łatwo popełniają błąd.
Brak zatwierdzenia sprawozdania w ustawowym terminie nie oznacza, że można po prostu nie składać go do KRS.
Jeżeli sprawozdanie nie zostało zatwierdzone w ciągu 6 miesięcy od dnia bilansowego, należy złożyć je w rejestrze w ciągu 15 dni po upływie tego terminu.
Dla spółki z rokiem obrotowym zgodnym z kalendarzowym oznacza to, że brak zatwierdzenia do 30 czerwca nie pozwala „przeczekać” obowiązku.
Co zrobić, jeśli termin na złożenie sprawozdania finansowego już minął?
Jeżeli odkryłeś, że spółka ma zaległe sprawozdania finansowe, najważniejsze jest nie czekać na kolejne wezwanie z KRS. Zaległe dokumenty nadal można złożyć. Trzeba tylko najpierw ustalić, czego dokładnie brakuje i za jakie lata.
Najbezpieczniej przejść przez kilka kroków:
- Sprawdź, czego brakuje w RDF – ustal, za jaki rok i jakie dokumenty nie zostały złożone.
- Zweryfikuj, czy sprawozdanie zostało prawidłowo sporządzone i podpisane – sprawozdania podmiotów wpisanych do rejestru przedsiębiorców KRS sporządza się elektronicznie w odpowiedniej strukturze i formacie.
- Ustal status zatwierdzenia – sprawdź, czy wspólnicy lub inny właściwy organ zatwierdzili sprawozdanie.
- Przygotuj komplet wymaganych dokumentów – w zależności od sytuacji mogą to być m.in. sprawozdanie, uchwała o jego zatwierdzeniu i uchwała dotycząca podziału zysku albo pokrycia straty.
- Złóż zaległe dokumenty do RDF – podmioty wpisane do rejestru przedsiębiorców KRS korzystają z Repozytorium Dokumentów Finansowych.
- Jeżeli dostałeś wezwanie lub grzywnę – sprawdź stan postępowania i nie ignoruj korespondencji z sądu.
Podsumowanie
Jeżeli odkryłeś brak sprawozdania finansowego w KRS, najważniejsze jest ustalenie, na jakim etapie powstał problem. Inaczej wygląda sytuacja, gdy sprawozdanie jest gotowe, ale nie zostało wysłane, a inaczej, gdy w ogóle go nie sporządzono.
Im wcześniej firma uporządkuje dokumentację, tym mniejsze ryzyko eskalacji postępowania przymuszającego.
Jeżeli nie wiesz, jak uzupełnić zaległości albo potrzebujesz biura rachunkowego, które przejmie prowadzenie księgowości i pomoże uporządkować dokumentację, TaxBuster pozwala znaleźć i porównać specjalistów dopasowanych do potrzeb firmy.
👉Przeczytaj również, Jak wybrać dobre biuro rachunkowe? – Co musisz wiedzieć żeby spać spokojnie.
Najczęściej zadawane pytania (FAQ)
Czy grzywna z KRS może być nakładana kilka razy?
Tak. Ustawa o KRS pozwala sądowi ponawiać grzywnę, jeżeli obowiązek nadal nie został wykonany.
Czy sprawozdanie finansowe można złożyć po terminie?
Tak. Przekroczenie terminu nie zwalnia z obowiązku. Zaległe dokumenty należy złożyć możliwie szybko, szczególnie jeśli sąd wszczął już postępowanie przymuszające.
Czy grzywna z KRS może zostać umorzona po złożeniu sprawozdania?
W przypadku grzywien stosowanych w celu przymuszenia istotne jest wykonanie obowiązku. Zgodnie z art. 1052 KPC, jeżeli czynność zostanie wykonana, grzywny niezapłacone do tego czasu ulegają umorzeniu. Nie należy więc zakładać, że wystarczy zapłacić grzywnę i dalej nie składać dokumentów.
Jak złożyć sprawozdanie finansowe do KRS po terminie?
Sprawozdanie należy złożyć jak najszybciej przez Repozytorium Dokumentów Finansowych (RDF). Przekroczenie terminu nie blokuje możliwości wysłania dokumentów.
Czy można sprawdzić, czy sprawozdanie zostało złożone do KRS?
Tak. Dokumenty finansowe podmiotów wpisanych do rejestru przedsiębiorców można sprawdzić w Repozytorium Dokumentów Finansowych (RDF). To dobry sposób, aby upewnić się, czy sprawozdanie za konkretny rok rzeczywiście znajduje się w rejestrze.
Źródła
https://www.podatki.gov.pl/e-sprawozdania-finansowe
https://sip.lex.pl/akty-prawne/dzu-dziennik-ustaw/rachunkowosc-16796295/art-79
https://sip.lex.pl/akty-prawne/dzu-dziennik-ustaw/rachunkowosc-16796295/art-77
https://sip.lex.pl/akty-prawne/dzu-dziennik-ustaw/kodeks-postepowania-cywilnego
