Niski abonament za księgowość może wyglądać atrakcyjnie. Problem pojawia się wtedy, gdy okazuje się, że osobno płacisz za korekty, sprawozdanie finansowe czy pomoc podczas kontroli. Sprawdź, jakie koszta zweryfikować przed podpisaniem umowy i czy tania księgowość może być profesjonalna.
Z tego artykułu dowiesz się?
Tania księgowość – kiedy niska cena rzeczywiście jest korzystna?
Niska cena sama w sobie nie jest sygnałem ostrzegawczym.
Prosta JDG wystawiająca kilka faktur miesięcznie może wymagać znacznie mniej pracy niż spółka z o.o. zatrudniająca pracowników, prowadząca sprzedaż zagraniczną i generująca setki dokumentów.
Biuro może również obniżyć koszt obsługi dzięki automatyzacji procesów.
Dlatego oferta tańsza od konkurencji nie musi oznaczać gorszej księgowości.
Problemem jest natomiast sytuacja, w której przedsiębiorca porównuje wyłącznie cenę bazową, mimo że oferty obejmują zupełnie inny zakres usług.
Biuro A proponuje obsługę za 400 zł miesięcznie, a biuro B za 600 zł.
Różnica wynosi:
200 zł × 12 miesięcy = 2400 zł rocznie.
Na pierwszy rzut oka wybór jest prosty.
Jeżeli jednak w pierwszym biurze osobno rozliczane są kadry, zamknięcie roku, dokumenty ponad limit i dodatkowe czynności, trzeba doliczyć je do 4800 zł rocznego abonamentu.
Dopiero wtedy można uczciwie porównać obie oferty.
Cennik biura rachunkowego – jakie dodatkowe opłaty sprawdzić?
Dodatkowa opłata nie jest problemem, jeśli przedsiębiorca zna ją przed zawarciem umowy i może uwzględnić ją przy porównywaniu ofert.
Dlatego szczególnie dokładnie sprawdź poniższe pozycje.
- Limit dokumentów
To jedna z pierwszych rzeczy, które warto zweryfikować.
Abonament może obejmować określoną liczbę dokumentów, zapisów lub operacji miesięcznie. Po przekroczeniu limitu cena może wzrosnąć.
Zapytaj:
Co biuro uznaje za jeden dokument i ile zapłacę po przekroczeniu pakietu?
To szczególnie ważne w firmach, w których liczba transakcji szybko rośnie.
- Roczne sprawozdanie finansowe i zamknięcie roku
W przypadku spółek prowadzących księgi rachunkowe trzeba ustalić, czy przygotowanie rocznego sprawozdania finansowego jest częścią abonamentu.
Niektóre biura mogą wyceniać tę pracę oddzielnie.
Nie ma jednej urzędowej stawki za sporządzenie sprawozdania finansowego, dlatego zamiast opierać się na „średnich cenach z internetu”, najlepiej poprosić konkretne biuro o podanie kosztu jeszcze przed zawarciem umowy.
- Korekty deklaracji i rozliczeń
Korekta może wymagać ponownego przeanalizowania dokumentów i rozliczeń, dlatego zasady jej wyceny powinny być opisane w umowie lub cenniku.
Istotne jest również dlaczego korekta jest potrzebna.
Inna sytuacja występuje, gdy przedsiębiorca dostarczył dokument po terminie, a inna, gdy konieczność poprawy wynika z błędu po stronie biura.
Zapytaj więc nie tylko: „ile kosztuje korekta?”, ale również:
Kiedy korekta jest płatna, a kiedy biuro wykonuje ją bez dodatkowej opłaty?
- Pisma, wnioski i dodatkowy kontakt z urzędem
Standardowa księgowość nie zawsze obejmuje każdą czynność wykonywaną przed urzędem skarbowym czy ZUS.
Oddzielnie mogą być rozliczane np. dodatkowe wyjaśnienia, przygotowanie określonych wniosków, zaświadczeń lub zestawień.
Dlatego w umowie warto znaleźć odpowiedź na pytanie:
Co oznacza „kontakt z urzędem” w ramach abonamentu?
- Pomoc podczas kontroli i czynności sprawdzających
Kontrola podatkowa albo czynności sprawdzające mogą oznaczać dodatkową pracę księgowego: przygotowanie dokumentacji, zestawień, wyjaśnień czy kontakt z organem.
Sprawdź, czy taka pomoc znajduje się w abonamencie.
Jeżeli nie – ustal sposób rozliczenia. Może to być stawka godzinowa albo indywidualna wycena konkretnej sprawy.
- Kadry i płace
Cena „księgowości firmy” nie musi obejmować obsługi pracowników.
Przed podpisaniem umowy ustal, ile kosztuje obsługa jednej osoby i jakie czynności znajdują się w tej cenie.
Samo naliczenie wynagrodzenia to nie zawsze cały zakres obsługi kadrowej. Dodatkowo mogą pojawić się np. umowy, świadectwa pracy czy inne czynności kadrowe.
- Podwyżki i waloryzacja ceny
Nawet bardzo atrakcyjny abonament początkowy niewiele znaczy, jeśli umowa pozwala szybko zmienić jego wysokość.
Sprawdź:
- kiedy biuro może podnieść cenę,
- czy umowa określa sposób waloryzacji,
- jak wcześniej musi poinformować o zmianie,
- czy po zmianie ceny możesz wypowiedzieć umowę.
Nie zakładaj przy tym, że każda waloryzacja jest czymś nieprawidłowym. Koszty prowadzenia biura również się zmieniają. Ważne, aby zasady były przejrzyste i znane przed podpisaniem umowy.
7 rzeczy, które warto znaleźć w cenniku
Poniższe siedem pozycji pozwoli Ci szybko wychwycić koszty, które mogą mieć największy wpływ na roczny rachunek za obsługę księgową.
| Sprawdź | O co zapytać biuro? |
| Limit dokumentów | Ile obejmuje abonament i co dzieje się po jego przekroczeniu? |
| Zamknięcie roku | Czy sprawozdanie finansowe jest dodatkowo płatne? |
| Korekty | Kiedy pojawia się dodatkowa opłata? |
| Kadry i płace | Co dokładnie obejmuje cena za pracownika? |
| Urzędy | Jakie pisma i kontakty są w abonamencie? |
| Kontrole | Jak rozliczane jest dodatkowe wsparcie? |
| Waloryzacja | Kiedy i na jakiej zasadzie może wzrosnąć abonament? |
Po sprawdzeniu tych pozycji poproś biuro rachunkowe o wycenę dopasowaną do Twojej firmy. Dzięki temu zamiast porównywać tylko miesięczne abonamenty, możesz oszacować rzeczywisty koszt obsługi w skali roku.
To szczególnie ważne, gdy jedna oferta jest wyraźnie tańsza – różnica może wynikać zarówno z atrakcyjniejszej ceny, jak i po prostu z węższego zakresu usług.
Jak sprawdzić realny koszt biura rachunkowego przed podpisaniem umowy?
Najprostszy sposób to poprosić biuro o wycenę przygotowaną dla konkretnej sytuacji Twojej firmy, a następnie przeliczyć ją na cały rok.
Możesz zastosować prosty model:
12 × miesięczny abonament
+ kadry i płace
+ przewidywane przekroczenia limitów
+ zamknięcie roku
+ inne regularne usługi dodatkowe
= szacowany roczny koszt księgowości
Dopiero tak policzone oferty warto ze sobą zestawiać.
Załóżmy, że hipotetyczne biuro oferuje abonament w wysokości 450 zł miesięcznie.
Roczna cena bazowa wynosi:
450 zł × 12 = 5400 zł.
Jeżeli z umowy wynika, że dodatkowo płatne będą kadry i zamknięcie roku, trzeba uwzględnić ich ceny w kalkulacji. Dopiero otrzymany wynik można porównywać z ofertą innego biura.
Nie chodzi więc o znalezienie najniższej liczby w cenniku. Chodzi o znalezienie najkorzystniejszego zakresu obsługi przy przewidywalnym koszcie.
Czy tanie biuro rachunkowe może być dobre?
Cena nie zawsze przesądza o jakości usług.
Nie warto więc wychodzić z założenia, że tania księgowość oznacza słabą księgowość – podobnie jak wysoki abonament nie daje automatycznej gwarancji jakości.
Wiarygodność biura lepiej oceniać na podstawie zakresu umowy, sposobu komunikacji, doświadczenia w obsłudze podobnych firm, zasad odpowiedzialności oraz przejrzystości cennika.
Warto też zweryfikować ubezpieczenie OC. Przedsiębiorca usługowo prowadzący księgi rachunkowe ma obowiązek zawarcia umowy OC.
Podsumowanie
Przed podpisaniem umowy poproś o trzy rzeczy: projekt umowy, pełny cennik oraz indywidualną wycenę dla Twojej firmy.
Następnie sprawdź limity, dodatkowe czynności, zakres obsługi kadrowej, KSeF, zamknięcie roku, kontrole i zasady waloryzacji.
Samodzielne porównanie ofert może być trudne, ponieważ dwa podobnie wyglądające abonamenty mogą obejmować zupełnie inny zakres usług.
TaxBuster pomaga przedsiębiorcom określić potrzeby firmy, porównać dostępne możliwości i znaleźć biuro rachunkowe lub odpowiedniego specjalistę dopasowanego do rodzaju działalności.
➡️Jeżeli szukasz pierwszej księgowości albo zastanawiasz się nad zmianą obecnego biura, TaxBuster pomoże Ci znaleźć biuro rachunkowe dopasowane do Twojej firmy.
👉Przeczytaj również, Księgowość online czy stacjonarna – co sprawdzi się w Twojej firmie?
Najczęściej zadawane pytania (FAQ)
Czy najtańsze biuro rachunkowe oznacza gorszą księgowość?
Nie. Sama cena nie przesądza o jakości. Trzeba porównać zakres usługi, warunki umowy, sposób obsługi oraz dodatkowe koszty.
Czy biuro rachunkowe może pobierać dodatkową opłatę za KSeF?
Warunki wynagrodzenia określa umowa. Przepisy nie ustanawiają obowiązkowej „opłaty za KSeF” dla biura rachunkowego. Warto więc sprawdzić, jakie czynności związane z KSeF obejmuje abonament.
Co sprawdzić w cenniku biura rachunkowego?
Przede wszystkim zakres abonamentu, limit dokumentów, kadry i płace, zamknięcie roku, korekty, obsługę urzędów i kontroli, KSeF oraz zasady podnoszenia ceny.
Czy roczne sprawozdanie finansowe zawsze jest dodatkowo płatne?
Nie ma jednej zasady dotyczącej sposobu wyceny tej usługi. Może znajdować się w abonamencie albo być rozliczana oddzielnie – zależy to od umowy z konkretnym biurem.
Źródła
https://researchportal.bath.ac.uk/en/publications/satisfaction-and-pricing
